01  Zweck und Geltungsbereich dieses Anhangs

Dieser Anhang ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung der Peters Consult GmbH. Er regelt ausschließlich die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen von Potenzial-, Eignungs- und Entwicklungsanalysen mit Harrison Assessments anfallen.

Die allgemeine Datenschutzerklärung betrifft die Verarbeitung von Daten der Besucherinnen und Besucher unserer Website sowie die allgemeine Geschäftskorrespondenz. Assessmentdaten werden nicht über die Website erhoben, sondern über die Plattform der Harrison Assessments Int'l Ltd. Dieser Anhang geht der allgemeinen Datenschutzerklärung im Kollisionsfall vor.

Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung von Harrison Assessments für die Plattform selbst. Sie ist im Fragebogensystem hinterlegt und beschreibt die Verarbeitung durch den Plattformbetreiber. Wo sich beide Dokumente auf dieselbe Verarbeitung beziehen, beschreibt der vorliegende Anhang unsere Rolle als Verantwortliche.

Anwendbares Recht. Maßgebend sind die Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Für betroffene Personen in Österreich gilt ergänzend das österreichische Datenschutzgesetz.

02  Verantwortliche und Kontakt

Peters Consult GmbH

Hahnenkamp 1, 22765 Hamburg, Deutschland

Amtsgericht Hamburg, HRB 81128

Geschäftsführer: Manfred Peters

E-Mail: m.peters@mpcconsult.de

Telefon: +49 40 57309735

Eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG liegen nicht vor; insbesondere sind nicht mindestens zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

03  Ausschließlich arbeitsbezogener Kontext

Assessmentdaten werden ausschließlich in einem arbeits- und berufsbezogenen Zusammenhang verarbeitet. Konkret bedeutet dies:

• Gegenstand der Analyse sind Arbeitspräferenzen, berufliche Interessen, Verhaltenstendenzen im Arbeitsumfeld und die Passung zu definierten Aufgaben- und Rollenanforderungen.
• Nicht Gegenstand sind Gesundheitsdaten, klinisch-diagnostische Aussagen, Persönlichkeitsstörungen, weltanschauliche oder religiöse Überzeugungen, politische Ansichten, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung oder sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Solche Daten werden nicht erhoben.
• Zweckbindung: Die Ergebnisse werden ausschließlich für den vereinbarten Zweck verwendet — Personalauswahl, Personalentwicklung, Führungskräfteentwicklung, Team- und Organisationsentwicklung oder Coaching. Eine Verwendung für andere Zwecke, insbesondere für Werbung, Bonitätsbeurteilung, Profilbildung außerhalb des Arbeitskontexts oder eine Weitergabe zu solchen Zwecken, findet nicht statt.
• Verhältnismäßigkeit im Beschäftigungskontext: Umfang der Erhebung und Umfang der Rückmeldung an das auftraggebende Unternehmen werden am Maßstab des § 26 BDSG bzw. der entsprechenden österreichischen Bestimmungen ausgerichtet. Erhoben wird, was für die Beurteilung der Eignung für die konkrete Tätigkeit oder für den vereinbarten Entwicklungszweck erforderlich ist.
• Die Ergebnisse sind Wahrscheinlichkeitsaussagen und Entscheidungsgrundlage, nicht Entscheidung. Sie ersetzen die fachliche Beurteilung durch das auftraggebende Unternehmen nicht.

04 Rollenverteilung

  Beteiligte

  Rolle

Peters Consult GmbH

Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO für Erhebung, Auswertung und Beratung

Auftraggebendes Unternehmen

eigenständig Verantwortlicher für die Verwendung der Ergebnisse in seinen Personalprozessen

Harrison Assessments Int'l Ltd., Hongkong

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO

Amazon Web Services, Singapur

Unterauftragsverarbeiter (Hosting)

Microsoft (MS 365)

Unterauftragsverarbeiter (Ablage und Korrespondenz)

IONOS SE, Deutschland

Unterauftragsverarbeiter (Website- und E-Mail-Hosting)

Getrennte Verantwortlichkeit. Wir und das auftraggebende Unternehmen sind jeweils eigenständig Verantwortliche, nicht gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO. Wir entscheiden über die Erhebung, das eingesetzte Verfahren und die Auswertung. Das auftraggebende Unternehmen entscheidet eigenständig darüber, wie es die ihm übermittelten Ergebnisse in seinen Personalprozessen verwendet.

Abgrenzung bei Betroffenenanfragen. Anfragen zur Erhebung, zur Durchführung des Assessments und zur Auswertung beantworten wir. Anfragen zur Verwendung der Ergebnisse im Personalprozess — etwa zur Auswahlentscheidung, zur Beförderung oder zur Personalakte — beantwortet das auftraggebende Unternehmen. Erreicht uns eine Anfrage, die in dessen Zuständigkeit fällt, leiten wir sie unverzüglich weiter und informieren Sie darüber.

5. Kategorien personenbezogener Daten und betroffener Personen

Betroffene Personen: Mitarbeitende, Führungskräfte, Stellenbewerbende und Coachees des auftraggebenden Unternehmens sowie selbstzahlende Einzelpersonen.

Kategorien von Daten:

• Identifikations- und Kontaktdaten: Vorname, Nachname, gegebenenfalls zweiter Vorname, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer
• Angaben zur Person im beruflichen Kontext: Geschlecht, Geburtsdatum, Lebenslauf, Funktion und Rolle
• Fragebogendaten: Antworten auf den Harrison-Fragebogen sowie die daraus erzeugten Auswertungen zu Arbeitspräferenzen, beruflichen Interessen und Eignungsbezügen
• Technische Daten der Plattformnutzung, insbesondere Sitzungsdaten
• Verarbeitungsmetadaten: Zeitpunkt der Erhebung, Berichtstyp, Zuordnung zum Mandat und zur Verarbeitungskategorie nach Ziffer 8

Herkunft der Daten. Die Fragebogendaten stammen von Ihnen selbst. Identifikations- und Kontaktdaten sowie Angaben zur Funktion erhalten wir in der Regel vom auftraggebenden Unternehmen.

Bereitstellungspflicht. Die Teilnahme an einem Assessment ist freiwillig. Ohne Ihre Angaben kann die Auswertung nicht erstellt werden. Eine Weigerung wird von uns nicht als Nachteil gewertet.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung stützt sich auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Vertrags mit dem auftraggebenden Unternehmen bzw. mit Ihnen sowie vorvertragliche Maßnahmen, insbesondere bei Stellenbewerbungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer sachgerechten, methodisch fundierten Personalauswahl und -entwicklung. Wir haben Ihre entgegenstehenden Interessen abgewogen und den Umfang der Erhebung sowie der Rückmeldung entsprechend begrenzt.
• § 26 BDSG bzw. die entsprechenden österreichischen Bestimmungen, soweit die Verarbeitung im Beschäftigungskontext erfolgt

Eine Einwilligung wird als Rechtsgrundlage im Beschäftigungskontext nicht herangezogen, da sie im Über-/Unterordnungsverhältnis regelmäßig nicht freiwillig erteilt werden kann.

7. Profiling und automatisierte Entscheidungen

Die Erstellung von Harrison-Auswertungen stellt ein Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO dar, da Persönlichkeitsmerkmale in Bezug auf berufliche Eignung ausgewertet werden. Die Auswertung selbst wird automatisiert erzeugt.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Auswertungen dienen als Grundlage für ein Gespräch und für eine Entscheidung, die stets durch Menschen getroffen wird — durch die Beraterin oder den Berater gemeinsam mit dem auftraggebenden Unternehmen. Eine Entscheidung über Einstellung, Beförderung oder Entwicklung wird nicht allein aufgrund einer automatisierten Verarbeitung getroffen.

Jede betroffene Person hat Anspruch auf ein Rückmeldegespräch zu ihren eigenen Ergebnissen.

8. Speicherdauer und Löschung

Assessmentdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den vereinbarten Zweck erforderlich ist. Maßgebend ist der Verwendungszusammenhang; die Frist beginnt mit der Erstellung der Auswertung.

Verwendungszusammenhang

Frist

Personalauswahl und Bewerbung

6 Monate

Mitarbeiter-, Führungskräfte-, Team- und Organisationsentwicklung

60 Monate

Coaching als Einzelmandat

24 Monate

Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (Rechnungen, Verträge)

6 bzw. 10 Jahre nach HGB und AO

Die Frist für den Bewerbungskontext orientiert sich an den Klagefristen des AGG bzw. des österreichischen GlBG. Eine Mindestaufbewahrungsdauer besteht nicht; auf Ihr Verlangen löschen wir früher, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Die Löschung erfolgt in beiden Beständen — in unserer Ablage und im Fragebogensystem von Harrison Assessments. Im Fragebogensystem wird sie durch eine schriftliche Weisung von uns veranlasst.

9. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Übermittlung an das auftraggebende Unternehmen. Die Auswertung wird dem auftraggebenden Unternehmen als eigenständig Verantwortlichem übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union. Die Assessmentplattform wird von Harrison Assessments Int'l Ltd. mit Sitz in Hongkong betrieben. Die Speicherung erfolgt in der Regel im Rechenzentrum von Amazon Web Services in Singapur. Für einzelne Mandate kann abweichend eine Speicherung innerhalb der Europäischen Union vereinbart werden; der für Ihr Assessment maßgebliche Speicherort ist in den Mandatsunterlagen ausgewiesen. Zugriff aus Hongkong erfolgt im Rahmen des technischen Supports auch dann, wenn die Speicherung in der Europäischen Union erfolgt.

Für Hongkong und Singapur liegt kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO vor. Die Übermittlung stützt sich daher auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO.

Grundlage sind Standardvertragsklauseln, die Bestandteil unserer Vereinbarung mit dem Plattformbetreiber sind. Diese Klauseln werden derzeit auf die geltende Fassung des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/914 umgestellt; ebenso wird die Dokumentation der Beurteilung der Rechtslage in den Empfängerstaaten einschließlich behördlicher Zugriffsmöglichkeiten mit dem Anbieter abgestimmt. Wir informieren an dieser Stelle, sobald die Umstellung abgeschlossen ist.

Ergänzend bestehen technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere die Verschlüsselung der gespeicherten Daten und die Beschränkung des Zugriffs auf einen eng begrenzten Kreis technischen Personals.

Eine Kopie der vereinbarten Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung; kaufmännisch vertrauliche Angaben können dabei geschwärzt werden.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Rückmeldung zu Ihren eigenen Assessmentergebnissen

Beschwerderecht. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg. Betroffene Personen in Österreich können sich an die Österreichische Datenschutzbehörde wenden.

11. Datensicherheit

Die Assessmentplattform wird durch den Anbieter mit Verschlüsselung der gespeicherten Daten, beschränkten Zugriffsrechten und einer vom Unternehmensnetz getrennten Infrastruktur betrieben. Auf unserer Seite werden Auswertungen in einer zugriffsbeschränkten Umgebung abgelegt; der Zugriff ist auf die zur Mandatsbearbeitung berechtigte Person begrenzt.

Auswertungen werden nicht unverschlüsselt per E-Mail versandt.

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erfolgt die Meldung nach Art. 33 DSGVO an die zuständige Aufsichtsbehörde und, soweit erforderlich, die Benachrichtigung der betroffenen Personen nach Art. 34 DSGVO.

12. Änderungen

Wir passen diesen Anhang an, wenn sich die Verarbeitung, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Maßgebend ist die auf unserer Website veröffentlichte Fassung.